PLATAFORMA
a. ¿Cuáles son los requisitos del sistema para poder utilizar VORTAL de forma correcta?

 

Es necesario Java para la autenticación con certificado, la subida y la firma de archivos.
(*) Java no es compatible con las versiones de Mozilla Firefox superiores a la 49.0.2 y tampoco con el navegador Google Chrome.

Para verificar la versión de Java instalada en su ordenador:

Para instalar Java:

 

b. ¿Con qué navegadores es compatible la Plataforma?

La Plataforma de VORTAL es compatible con los principales navegadores del mercado:

 

CONTRATACIÓN PÚBLICA
a. ¿A quiénes se dirige las plataformas de contratación pública electrónica de VORTAL?

VORTAL está dirigida a todas las entidades públicas. Aquellas que de acuerdo con la legislación vigente, estén obligadas a respetar las normas de contratación pública.

La plataforma de contratación pública electrónica de VORTAL está diseñada para adaptarse a cualquier legislación, siendo sólo necesarias algunas configuraciones.

b. ¿Cuál es la utilidad de las plataformas de contratación pública electrónica de VORTAL?
Las normas de contratación pública exigen a las entidades públicas que adopten procedimientos rigurosos, desde el ajuste directo hasta el concurso público internacional. Para realizar este tipo de procedimientos es necesario respetar una serie de formalidades, como la publicación del anuncio y pliegos del procedimiento, la solicitud y prestación de las aclaraciones necesarias para la comprensión de esos pliegos, la entrega de las ofertas y candidaturas, las notificaciones y comunicaciones de admisión y exclusión de determinados licitadores y, por último, la elección del adjudicatario.
 
En este escenario, la función esencial de las plataformas consiste en permitir que todas estas fases, y las demás exigidas por la ley, se lleven a cabo en la plataforma, permitiendo de esta manera una gestión central del procedimiento público de adquisición al tiempo que facilita toda la interacción necesaria entre la entidad pública y los licitadores.
c. ¿Qué fases del procedimiento de contratación pública soporta la plataforma?

La plataforma soporta todas las fases del proceso precontractual de un procedimiento de adquisición, desde el momento de la decisión de contratar hasta la formalización de la adjudicación y envío de la minuta de contrato, pasando por la caracterización del procedimiento, definición de la mesa de contratación (si procede), comunicación con el BOE/BOP para la publicación del anuncio del concurso (si procede), envió a los interesados de los pliegos del procedimiento, recepción de candidaturas, soluciones y ofertas (según el tipo de procedimiento), apertura, cualificación y análisis de esas candidaturas, soluciones y propuestas por la mesa de contratación, intercambio de mensajes entre la entidad adjudicante y los diferentes licitadores y envío de la adjudicación.

d. ¿Qué garantías tengo de que las plataformas de contratación pública electrónica de VORTAL son fidedignas?
Las plataformas electrónicas de contratación pública de VORTAL cumplen los requisitos legales impuestos por la legislación vigente. Asimismo, VORTAL adopta elevados niveles de protección en sus sistemas mediante políticas y procedimientos adecuados a las rígidas exigencias de la norma ISO 27001, patrón reconocido internacionalmente para la seguridad de la información, y ha sido certificada en la norma ISO 27001 por el BSI anualmente, desde 2007 hasta la actualidad. En dichas auditorías se alabó la eficacia y madurez de nuestro Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información. 
 
El cumplimiento de la norma ISO 27001 garantiza la seguridad en todo el ciclo del negocio, desde la planificación de nuevas funciones en los sistemas, hasta el cumplimiento de las leyes y reglamentos, la identificación continua de riesgos, la aplicación de controles tecnológicos y físicos, la continuidad del negocio y recuperación de desastres y la sensibilización permanente de las personas sobre los temas relacionados con la seguridad, entre otros muchos aspectos.
 
Por otra parte, también cabe destacar que VORTAL desarrolla su actividad de gestión de plataformas electrónicas desde 2001, y se inició en la contratación pública electrónica en 2004, con el primer concurso público electrónico realizado en Portugal. Desde entonces, en las plataformas electrónicas de VORTAL se han efectuado miles de procedimientos públicos de adquisición, que tuvieron como resultado adjudicaciones con valor de cientos de millones de euros.
e. ¿Qué se necesita para utilizar las plataformas de contratación pública electrónica de VORTAL?
Para utilizar la plataforma, el usuario sólo necesita disponer de un ordenador y un software de acceso a Internet (navegador), No es necesario adquirir ningún software adicional.
f. ¿Es necesario formación para utilizar las soluciones de VORTAL?
La plataforma fue concebida para permitir que todas las entidades públicas y los licitadores la utilizaran de forma sencilla e intuitiva.
 
Aunque el uso de la plataforma es muy sencillo, los profesionales de VORTAL ofrecen formación y seguimiento a las entidades públicas y a sus proveedores para utilizar la plataforma. Por otra parte, también estén disponibles en la plataforma instrumentos de consulta para la formación de las entidades públicas, tales como manuales de uso online.
 
VORTAL organiza regularmente sesiones de formación, tanto presenciales como online, para garantizar que no existe ninguna barrera en la utilización de nuestras soluciones. 
g. ¿Es posible integrar VORTAL con mis soluciones de gestión internas?
Sí. Para ello, VORTAL pone a su disposición la solución VORTALconnect, que permite integrar los ERP en la plataforma, especialmente en los datos de los procedimientos y de las adjudicaciones.
 
En la actualidad, en España, nuestra solución está integrada con los sistemas de Gestión de Expedientes de dos de nuestros principales partners:  T-Systems y Aytos.
h. ¿Por qué las plataformas electrónicas garantizan unos niveles de seguridad iguales o superiores al proceso tradicional?

Los procedimientos públicos de contratación tradicionales se realizan conforme a una serie de controles que garantizan la transparencia del proceso de adquisición.

Mediante el uso de sellos de validación cronológica (Time Stamp) y de certificados digitales, se implementan controles para garantizar que únicamente los miembros del jurado definidos por la entidad adjudicante tienen acceso a las propuestas en la fecha y hora fijadas para ello.

PROVEEDORES VORTAL
a. ¿Qué es el Acceso Universal?
El Acceso Universal es un servicio disponible a través de las plataformas electrónicas de contratación pública de VORTAL que permite a las empresas proveedoras de entidades públicas responder a los procedimientos publicados en el BOE/BOP y a los contratos menores o Negociados Sin Publicidad a los que sean directamente invitadas por las entidades adjudicantes.
 
El Acceso Universal no permite acceder a los mercados privados de VORTAL, especialmente a las consultas para compra y presupuesto. Para acceder a estos procedimientos necesitará subscribir algunos de nuestros servicios avanzados SMART o BEST.
b. ¿Cómo puedo registrarme en el Acceso Universal?
Para registrarse con el servicio Acceso Universal debe acceder a la página www.vortal.es y seleccionar la opción "Registrarse en el menú superior. Se abrirá una página en donde se le indicarán los pasos a seguir para completar el registro con éxito. 
 
Una vez completado el registro de usuario deberá asociar su usuario a una empresa ya registrada en las plataformas de VORTAL o registrar una empresa nueva.
 
c. ¿Cuánto cuesta el Acceso Universal?
El acceso a la plataforma a través del servicio Acceso Universal es gratuito.
d. ¿Significa esto que a un cliente del Acceso Universal no le cuesta nada utilizar las plataformas electrónicas de VORTAL?
Esto significa que no existen ni existirán costes para las entidades suscriptoras del Acceso Universal en todo lo referente a servicios disponibles directamente en las plataformas electrónicas de VORTAL para la constitución de un procedimiento abierto.
 
Sin embargo, la legislación vigente impone ciertas exigencias legales que no son responsabilidad directa de las plataformas electrónicas y que pueden implicar costes para las entidades usuarias de las plataformas electrónicas (por ejemplo, obtener un certificado digital reconocido y sellos de validación cronológica emitidos por una entidad certificadora acreditada).
e. Tras el registro, ¿cuándo estará disponible el Acceso Universal?
El Accesso Universal estará disponible automáticamente una vez finalizado el registro.
f. ¿Quién puede suscribirse al Acceso Universal?
Puede suscribirse al Acceso Universal cualquier empresa, entidad o trabajador independiente que desee acceder a la información de los procedimientos en curso que las entidades adjudicantes clientes de VORTAL que publican sus necesidades de compra en la plataforma.
 
Las empresas proveedoras que ya sean clientes de VORTAL no necesitan suscribirse al Acceso Universal, puesto que los servicios de proveedor de las plataformas de contratación de VORTAL incluyen por defecto todas las funciones de este servicio.
g. ¿Pueden suscribirse al Acceso Universal los trabajadores por cuenta propia?
Sí, basta con seleccionar esa opción en el campo "Soy un trabajador independiente" en el proceso de registro de su empresa.
h. ¿Cómo registrar un Grupo de empresas (UTE)?
1. Todas las empresas que conforman la UTE deben estar registradas en la plataforma. La empresa con mayor porcentaje de participación, deberá registrar a la UTE siguiendo los pasos que se describen: en el Área de Trabajo, pulse en el botón Quiero… y seleccione la opción Crear grupo de empresas. La creación de un grupo de empresas se divide en 5 bloques de información:
  • Identificación del grupo. En el bloque de identificación del grupo, rellene los campos de carácter obligatorio, los cuales aparecen junto a un asterisco de color rojo.
  • Miembros del grupo. Pulse en Añadir y busque una a una, las empresas que se desea añadir al grupo y seleccione cada una de ellas. Pulse en el botón Editar en cada una de las empresas que conforman el Grupo – UTE para añadir el % de participación de cada empresa en el Grupo y marcar la empresa que lidera el grupo (la empresa con mayor % de participación).
  • Configuración general. Añada la información de los campos obligatorios.
  • Información de la Empresa. Añada la información de los campos obligatorios.
  • Documentos Relacionados. En este campo puede añadir los documentos relacionados con la UTE.

2. Pulse el botón Crear.
3. Salga de la plataforma y vuelva a acceder con su usuario y contraseña.
4. Como el grupo de empresas – UTE, ya ha sido creado, le aparecerá una nueva ventana para que seleccione con qué entidad desea entrar a la plataforma.
5. Seleccione el nombre del Grupo de empresas – UTE que ha creado y pulse el botón Entrar.
6. Accederá automáticamente a su área de trabajo. Tendrá por defecto asociado el servicio gratuito para trabajar en la plataforma. Si no lo tiene, pulse en el cuadro para activarlo para el Grupo de empresas – UTE.
7. Los usuarios del resto de empresas que conforman el Grupo de empresas – UTE, deberán solicitar el acceso a esta cuenta.

Información relevante:

  • Una UTE se compone de dos o más empresas. Existirá un compromiso de constitución, que se deberá adjuntar a la propuesta.
  • Junto con la documentación administrativa, se debe adjuntar toda la documentación referente a las compañías que compondrán la UTE.
  • En cuanto a la firma de los documentos a adjuntar, deben estar firmados electrónicamente con un certificado digital reconocido por la persona o personas nombradas como representantes de la UTE en el formato en el que se haya realizado los documentos, por ejemplo, Excel, Word o PDF.
i. ¿Quién es la persona indicada como ``Responsable de la entidad en la plataforma`` y cuál es su responsabilidad?

Los representantes legales de la entidad que efectúa el registro deberán nombrar una persona como representante de esa entidad en la plataforma VORTAL.

Esta persona será para VORTAL la responsable del tratamiento de todos los asuntos administrativos, técnicos y financieros relacionados con el uso de la plataforma, y la gestión de los usuarios y la autorización de emisión de certificados digitales de autenticación para estos.

CIFRADO DE DOCUMENTOS
a. ¿Qué datos se cifran en la plataforma?
Los datos que se cifran en la plataforma son, las candidaturas, las soluciones y las ofertas completas.
b. ¿Es el medio electrónico igual de seguro que el tradicional?
Los procedimientos públicos de contratación tradicionales se desarrollan conforme a una serie de controles que garantizan la transparencia del proceso de licitación. Mediante el uso de sellos de validación cronológica (sellos de tiempo) y de certificados digitales, se implementan controles para garantizar que únicamente los miembros de la mesa de contratación definidos por la entidad adjudicante tienen acceso a las ofertas en la fecha y hora fijadas para ello.
c. ¿Con qué certificados digitales se cifran mis datos?
Para cada procedimiento se genera un Certificado Digital VORTAL que se utiliza para cifran toda la información relacionada con ese procedimiento.

La clave privada de este procedimiento permanece bajo custodia de VORTAL, pues se guarda mediante procedimientos de seguridad internos adecuados y debidamente certificados por el auditor externo.

Esta clave sólo se entrega al jurado del procedimiento para el descifrado de la información, en el momento y bajo las condiciones previstas en la legislación relativa a la apertura del procedimiento y de las propuestas.

SEGURIDAD
a. ¿Qué es la ISO 27001?

La norma ISO 27001 es un patrón internacionalmente reconocido de gestión de la seguridad de la información basado en la mejora continua y en el modelo administrativo PDCA (Plan, Do, Check, Act). Gracias a esta sistematización, se tienen en cuenta todos los riesgos e incidentes que afectan a la seguridad, los cambios corporativos y los objetivos de negocio de forma continua.

La certificación en este patrón demuestra que las organizaciones poseen un sistema de gestión de la protección de la información con mecanismos adecuados a su realidad y necesidades.

b. ¿En qué consiste la certificación en la ISO 27001?

Es un sistema de control de la seguridad integrada que se puede concretar en cualquier organización. Este sistema consiste en un conjunto de mecanismos de protección de carácter tecnológico, procesal, estructural y humano.

Este sistema pretende garantizar la confidencialidad, la integridad de la información y la continuidad del negocio, así como disminuir el impacto de posibles incidentes de seguridad.

Además de la ISO 27001, las organizaciones que deseen certificarse deben procurar la conformidad con una guía de buenas prácticas formada por 133 controles, divididos en 11 dominios y organizados en la ISO 27002.

c. ¿Quién ha desarrollado la ISO 27001?
Originalmente, el estándar fue elaborado por un comité del Instituto Británico de Estándares (BSI), compuesto por representantes de diferentes sectores de la industria y los servicios.
 
Las últimas versiones contaron con la contribución de muchos países, como Australia, Brasil, Alemania, Noruega, Reino Unido y EE. UU. La norma ISO 27001 está en armonía con otros estándares, como el ISO 9001, ISO 14001 e ISO 20000 (ITIL).
d. ¿Desde cuando está la plataforma de VORTAL auditada según la ISO 27001?
La Plataforma de VORTAL fue auditada por primera vez con éxito en 2007 y ha venido renovando está certificación con éxito de forma anual hasta el día de hoy.